QMSレポート＠エヌケイエス株式会社 NKS 「ＩＳＯの品質マネジメントで、品質管理のＰＤＣＡを廻す」
当社のQMSの考え方とその流れをご紹介いたします
No.72 「文書の管理」は組織行動を牛耳る!?
●2012年9月27日
■ ＱＭＳで使っている文書の管理や体系等を定めた、「文書管理規定」を
見直している。
きっかけは、あるトラブルで手を打った仕組みを「文書管理規定」にも
盛り込もうということだったが、一部分、人によっては誤解を招く表現が
あったため、全面的に、具体的かつ簡潔に見直そうとなった。
■ 「文書管理規定」には、その名の通り、「文書（や記録）」を「管理」
する規定だから、
•文書や記録の責任と権限は誰にあるか
•こんな時に、こうやって文書を運用する
•出てきた記録の運用や管理はどうするか
などが書かれている。
見直しの議論の中で引っ掛かったのが、まさしく「文書の見直し」につい
てだった。
どういうときに見直し・レビューをするのか、どのように見直しをするの
か等、当たり前のように「見直し・レビュー」と云っていたが、「見直し
・レビュー」そのものの運用については具体的になっていなかったことが
議論の中で明らかになった。
■ 改めて、文書をどう見直し・レビューをするかを整理し、文書の運用を
ハッキリさせた。
•どういうときに文書の見直し・レビューを行うのか
•どのように文書を見直し・レビューをするのか
•その有効性はどのように確認・評価するのか etc.
例えば、
「ＱＭＳの運営上の「改善の種」が発見された時は、関連する文書を
レビューする。」
とか。ここで見えてきたのが、文書の管理の話をしているようで、実は
一人一人の、その時々にどのように動くかの‘動き方’の話をしている!?
■ こう考えると、ちょっと大袈裟だけど「文書管理規定」は組織の行動を
牛耳っているとも云える！
こんな発想はしたことがなかった。「文書管理規定」は文書の話だけだと
思い込んでいた。
しかしこの発想は、当社がＱＭＳで実現したい理想型「資料（文書）が
仕事を完璧にする」とも通ずる。
また新たな発見だ。
ＱＭＳの真髄に近づいた気がした。
△ No.73 人の心を動かすリーダーは‘Why’を伝える
▽ No.71 グループ長に復帰、そこにある不安とこれからの動き方
