QMSレポート＠エヌケイエス株式会社 NKS 「ＩＳＯの品質マネジメントで、品質管理のＰＤＣＡを廻す」
当社のQMSの考え方とその流れをご紹介いたします
No.186 当社の業務プロセスに『ミーティング』が多い理由
●2016年10月27日
■ 先日、新入社員の年間教育プログラムにある、「ＱＭＳ教育」を担
当しました。
今回のテーマは『仕事におけるコミュニケーション』
社会生活、仕事において『コミュニケーション』は必要不可欠な
もの。
当社でもコミュニケーションは業務品質の要であり、コミュニケー
ションの場＝「ミーティング」を仕組みとして構築しています。
●事業所運営に関わるミーティング：3プロセス
（３課ミーティング・営業ミーティング・業務ミーティング）
●ＪＯＢ遂行に関わるミーティング：9プロセス
ＪＯＢ遂行においては、全部で16のプロセスから構成されていま
すが、そのうちの過半数が「ミーティング」です。
普段から「プロセス」を意識して、ＱＭＳを構築していましたが、
改めて整理してみると
「こんなにミーティングプロセスがあったの!!!?」
正直ビックリしました。
■ 何故、こんなに「ミーティング」が多いのか…それは当社の組織体
制と業務特性に理由があります。
まずは「組織体制」からくる理由について綴りたいと思います。
当社は「所長職を置かない、３課の合議制による事業所運営」と
いう、特徴的な組織体制で事業所運営をしています。
15年程前、事業所にまだ「事業所長」がいた頃は、各課の責任者が
それぞれ所長に報告し、それを事業所長が纏めて本部に報告をして
いました。
そのため事業所内では自課以外の情報は知る由もありませんでした。
「所長が纏めて～」と言えば、ごく普通の組織的なやりとりに聞こえ
ますが…
逆に考えれば「会社に挙がる情報は、所長如何」でもあります。
所長の情報が（故意も含めて）欠落すれば…会社が知る情報はそれ
まで。
そんな情報の不透明さから発生した問題をきっかけに、社長は運営
及び情報を取り纏める「事業所長職の廃止」を決断し、新組織体制
「３課による運営」がスタートしました。
■ 各課の責任者がそれぞれの役割を持って話し合い、３課の合意と
決裁で事業所を運営する。３課が常に連携し合う場として
「３課ミーティング」を構築しました。
そして、３課ミーティングで各課の責任者が議論するため…
というか、そもそも自課を取り纏めるためには、自課の情報を把握
しなければいけません。
それ故、事業所運営に関わる3つのミーティングを構築しました。
●３課ミーティング
●（営業担当課の）営業ミーティング
●（技術サービス担当課の）業務ミーティング
会社としては（できるだけフィルターを通さずダイレクトに）
各ミーティングの情報を知りたい。
各責任者からミーティングの内容や結論・方針の報告を受けていま
したが、議論の回数も内容も質も、事業所によってバラバラ。
ついには「自分はキチンと出来ているのだろうか…」と悩む責任者まで
出してしまった。
この状況を改善するために、会社は「ミーティングの仕組み化」に着目。
■ 当社はどんな考えの下で「ミーティングの仕組み化」を図ったのか、
それは次回綴りたいと思います。
△ No.187 ミーティングの仕組み化の利点
▽ No.185 実務者同士が話し合う『公開３課ミーティング観察会』開催します
