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QMS定着への奮闘日記

No.231　資料・情報の整理は、働き方改革に繋がるかもしれない!?

●2018年9月13日

　■　当社には、「ＱＭＳマニュアル」があります（当然ですが）。

　　　校正／適格性評価業務の業務品質に関わるプロセスの基本ルール
　　　をマニュアル化していて、誰もがいつでも閲覧出来るように開示し
　　　ています。

　　　しかしＱＭＳマニュアルには、細かい運用方法までは記していませ
　　　ん。

　　　お客様のご依頼内容、作業環境、作業制約・対象機器の状態等は様々
　　　であるため、一様の運用では実現出来ないことから、
　　　状況・状態毎に「どのように仕事を進めればよいか」を明確にした
　　　運用ルール資料を作成・保持しています。

　■　その数は…ＱＭＳ推進役である筆者でさえも把握出来ないほどの、
　　　莫大な量です。
　　　仕事で得た運用ノウハウの分だけ資料があります。

　　　それは当社の自慢でもあるのですが、お恥ずかしい話、中には死に
　　　体のような資料も少なくないです。

　　　どんどこどんどこと資料を作ってきた反面、「作った資料が作りっ
　　　放しになっている」というのが弱点です。

　　　そのせいで
　　　　●「資料が多すぎて、どこにあるか分からない、探しきれない」
　　　　　という、社員からのクレーム。
　　　　●事業所では、配信された資料がサーバー内で乱雑に保存。
　　　　●何が新しいのか、どれが必要なのか…分からない。
　　　　●保存も思うままなので、「他人が保存した資料は分からない」と
　　　　　いう有様。
　　　もう、「なんてこった！」と頭を抱えたくなる状態です。

　■　社員に仕事で迷わせたくない・困らせたくない・同じ失敗を繰り返
　　　させたくないという想いで仕組み・資料化してきましたが、作るこ
　　　とばかりに一生懸命になっていました。

　　　そのせいで「どこだ？」「どれだ？」と資料を探すのに手間や時間を
　　　掛けさせていた…本来不要なものなのに。
　　　メンテナンスをしていないことが、負のスパイラルを生じていたん
　　　です。

　■　どの企業でも「働き方改革」が話題になっていて、長時間労働の改
　　　善に取り組んでいると思いますが、当社で同じです。

　　　長時間労働の改善に努めていますが…資料や情報を使いたい時に
　　　パッと出ない、どこだ？どれだ？と探している無駄な時間も積もれ
　　　ば、長時間労働に繋がるかもしれない。

　■　そうだ！「資料や情報の整理」も、働き方改革の一つだ！
　　　ということで、資料や情報の整理に、結構力を入れています。

　　　次回以降、当社で取り組んでいる、「資料・情報管理の改善」につい
　　　ていくつかご紹介したいと思います。

△ No.232　QMS的働き方改革1　プロセスフロー図から該当マニュアルが特定できます
▽ No.230　当社の『校正成績書』にはノウハウが詰まっています