QMSレポート＠エヌケイエス株式会社 NKS 「ＩＳＯの品質マネジメントで、品質管理のＰＤＣＡを廻す」
当社のQMSの考え方とその流れをご紹介いたします
No.233 QMS的働き方改革2 ドキュメントはプロセス毎で整理整頓
●2018年11月8日
■ 前回、当社の「ＱＭＳ的働き方改革」として、見たいマニュアルが
特定出来るプロセスフロー『業務プロセスとQMS管理文書の関連表』
を紹介しました。
仕事の進め方は全てマニュアル化していますが、仕事のたびに一々
マニュアルを確認するのは、確実ではありますが効率的ではありま
せん。
全てのマニュアルを覚えるには個人差がありますし、「記憶」のよ
うな目に見えないもので仕事をすると、その妥当性も確かめられま
せんし、再現性も担保出来ません。
■ 記憶ではなく、仕事の細部に渡って確実に進められるための、当社
の最強アイテムが「ドキュメント」です。
当社業務を遂行する上で、品質に関わるドキュメント（所謂品質
記録）は100強あります。
以前は1つのフォルダの中に、全てのドキュメントフォームがガサッ
と入っていましたが、
当日記№210「お目当ての資料が取り出し易くなりました」でも紹
介しましたように、プロセス毎のフォルダに整理整頓したことで、
パッと辿り着けるようになりました。
■ 今回ご紹介するのは、品質記録と合わせて整頓した「運用資料」
です。
「運用資料」とはＱＭＳの実現をよりスムーズに、より機能的にす
るための補助ドキュメントの役割です。
「運用資料」には細かいものもあわせると、なんと約2,500種類も
あります。
（改めて調べましたが、こんなにあるとは筆者もビックリです）
この2,500種類のドキュメントは、以前は到る所に散らばってい
ました。
よく使用するドキュメントは掲示場所も知っていましたが、使用頻
度が少ないドキュメントなら使用者は勿論のこと、作った本人でさ
え「どこに掲示してたっけ…？」となることも少なくありませんで
した。
だけど「運用資料」を使用しないと、迷ったり、仕事が留まったり、
意図しない逸脱行為のリスクに繋がる恐れもあります。
■ そんな問題を解消しようと、打った手が「運用資料は一箇所に纏め
て整理整頓をする」です。
「運用資料」の整頓方法も、勿論プロセス毎です。
プロセス毎のフォルダを作り、関連する「運用資料」を収納。
（運用資料_表示箱サンプル）
プロセス毎になっているので、使用者もパッと辿り着けます。
これで「どこだ？どこだ？」と探す無駄な時間は解消されました。
■ また、先日運用者からこんな声もありました。
「あるプロセスで運用に迷って、とりあえず運用資料_表示箱
を見に行ったら、随分前に発行されていた資料を見つけまし
た。
その資料が有ったことも忘れていましたが、今回使用するこ
とが出来ました。」
不要時は忘れていても、必要時に使用出来る！なんという効果で
しょう。
■ 「運用資料_表示箱」は、当社のQMS的働き方改革になくてはなら
ない存在です。
