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QMS定着への奮闘日記

「ＱＭＳの定着」を目指して、本部も出先も、努力と工夫に奮闘する毎日。
そんな奮闘振りの一部を綴らせて頂きました。

No.233　QMS的働き方改革2　ドキュメントはプロセス毎で整理整頓

●2018年11月8日

　■　前回、当社の「ＱＭＳ的働き方改革」として、見たいマニュアルが
　　　特定出来るプロセスフロー『業務プロセスとQMS管理文書の関連表』
　　　を紹介しました。

　　　仕事の進め方は全てマニュアル化していますが、仕事のたびに一々
　　　マニュアルを確認するのは、確実ではありますが効率的ではありま
　　　せん。

　　　全てのマニュアルを覚えるには個人差がありますし、「記憶」のよ
　　　うな目に見えないもので仕事をすると、その妥当性も確かめられま
　　　せんし、再現性も担保出来ません。

　■　記憶ではなく、仕事の細部に渡って確実に進められるための、当社
　　　の最強アイテムが「ドキュメント」です。

　　　当社業務を遂行する上で、品質に関わるドキュメント（所謂品質
　　　記録）は100強あります。

　　　以前は1つのフォルダの中に、全てのドキュメントフォームがガサッ
　　　と入っていましたが、
　　　当日記№210「お目当ての資料が取り出し易くなりました」でも紹
　　　介しましたように、プロセス毎のフォルダに整理整頓したことで、
　　　パッと辿り着けるようになりました。


　■　今回ご紹介するのは、品質記録と合わせて整頓した「運用資料」
　　　です。

　　　「運用資料」とはＱＭＳの実現をよりスムーズに、より機能的にす
　　　るための補助ドキュメントの役割です。

　　　「運用資料」には細かいものもあわせると、なんと約2,500種類も
　　　あります。
　　　（改めて調べましたが、こんなにあるとは筆者もビックリです）

　　　この2,500種類のドキュメントは、以前は到る所に散らばってい
　　　ました。

　　　よく使用するドキュメントは掲示場所も知っていましたが、使用頻
　　　度が少ないドキュメントなら使用者は勿論のこと、作った本人でさ
　　　え「どこに掲示してたっけ…？」となることも少なくありませんで
　　　した。

　　　だけど「運用資料」を使用しないと、迷ったり、仕事が留まったり、
　　　意図しない逸脱行為のリスクに繋がる恐れもあります。


　■　そんな問題を解消しようと、打った手が「運用資料は一箇所に纏め
　　　て整理整頓をする」です。

　　　「運用資料」の整頓方法も、勿論プロセス毎です。
　　　プロセス毎のフォルダを作り、関連する「運用資料」を収納。

　　　運用資料表示箱


　　　　　　（運用資料_表示箱サンプル）


　　　プロセス毎になっているので、使用者もパッと辿り着けます。
　　　これで「どこだ？どこだ？」と探す無駄な時間は解消されました。


　■　また、先日運用者からこんな声もありました。

　　　　「あるプロセスで運用に迷って、とりあえず運用資料_表示箱
　　　　　を見に行ったら、随分前に発行されていた資料を見つけまし
　　　　　た。
　　　　　その資料が有ったことも忘れていましたが、今回使用するこ
　　　　　とが出来ました。」

　　　不要時は忘れていても、必要時に使用出来る！なんという効果で
　　　しょう。


　■　「運用資料_表示箱」は、当社のQMS的働き方改革になくてはなら
　　　ない存在です。

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